Inbetriebnahme des ersten Kunden-Benutzers

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen für eine Anmeldung bereit:

  • Windows Client
  • Mac Client
  • Outlook Add In
  • App iOS
  • App Android
  • Webanwendung

Inhaltsverzeichnis

1. Erstanmeldung

2. Struktur

3. Benutzer

4. Datei Download/ Upload

5. Audit-Log

6. Reporting Tool

7. Hilfe


1. Erstanmeldung

Für die Erstanmeldung wird dem Anwender vom System ein Link mit Benutzernamen und Kennwort zugeschickt. Bitte melden Sie sich mit diesen Daten unter folgendem Link an und ändern Sie ihr Kennwort.




Als nächsten Schritt legen Sie bitte ein Entschlüsselungskennwort fest. Dieses benötigen Sie, um mit verschlüsselten Datenräumen arbeiten zu können. Das Kennwort wird für Ver- und Entschlüsselung von Daten benötigt und muss einmal pro Sitzung eingegeben werden.






Diesen Punkt finden Sie unter den "Einstellungen" oder direkt auf der Startseite. Dieses Verschlüsselungsverfahren muss zwingend aktiviert werden, um die Datei-Verschlüsselung nutzen zu können. Sobald diese Funktion aktiviert wird, muss ein System-Notfallkennwort angegeben werden.


"Einstellungen" --> "Verschlüsselung systemweit bereitstellen" --> System-Notfallkennwort setzen --> "Weiter"
Dieses System-Notfallkennwort wird nur dann benötigt, wenn ein Benutzer sein persönliches Ver- und Entschlüsselungskennwort vergessen hat oder nicht länger mit der SichereBox arbeitet. Das Kennwort sollte sehr gut aufbewahrt werden und für keinen Benutzer zugänglich sein. Das System-Notfallkennwort kann nicht zurückgesetzt werden.
Nachdem die Verschlüsselung global aktiviert wurde, muss jeder Benutzer nach der Anmeldung sein eigenes Ver- und Entschlüsselungskennwort festlegen.
"Dies erledigen Sie über Startseite" --> "Entschlüsselungskennwort jetzt festlegen" --> Ver- und Entschlüsselungskennwort setzen --> "Weiter"

Die Verschlüsslung kann anschließend pro Datenraum aktiviert werden und wird falls aktiviert auf alle sich darunter befindenden Datenräume vererbt.

2. Struktur

Als erstes werden Datenräume benötigt, um Dateien ablegen zu können. Um einen Datenraum anzulegen, klicken Sie in der "Datenraum-Verwaltung" auf folgende Schaltfläche:

Folgende Darstellung veranschaulicht die Eigenschaften:
Wenn Sie einen Datenraum erstellt haben, gibt es erneut die Möglichkeit weitere Datenräume in diesem bereits erstellten Datenraum zu erstellen.
Ein wichtiger Punkt ist, dass Unterordner die Konfiguration der darüber liegenden Ordner erben. Wird ein Verzeichnis verschlüsselt, so sind die darunter liegenden Verzeichnisse auch verschlüsselt. Des Weiteren wird Ihnen die Möglichkeit geboten in dem bereits erstellen Datenraum Ordner oder Dateien hinzuzufügen. Hier wird beschrieben, wie Sie einen Datenraum erstellen.
Zunächst können Sie unter dem Reiter "Eigenschaften" den Datenraum konfigurieren. Durch die Einstellung "Gesamtgröße beschränken" lässt sich die Speichergröße eines einzelnen Datenraums einschränken.
Wenn die Einstellung "Papierkorb und Dateiversionierung" aktiviert sind, können Sie Dateien löschen und wiederherstellen. Für die Einstellung "Dateien im Papierkorb (inkl. frühere Dateiversionen) automatisch löschen", müssen Sie eine Vorhaltezeit einstellen.
Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, dann bleiben die Dateien solange im Papierkorb erhalten, bis Sie die Dateien wiederherstellen, löschen oder den Papierkorb leeren. Durch die Vorhaltezeit wird definiert, wie viele Tage die gelöschten Dateien sowie die früheren Dateiversionen im Papierkorb erhalten bleiben sollen. Nach Ablauf der Frist werden Dateien, die sich länger als die festgelegte Zeit im Papierkorb befinden, automatisch endgültig gelöscht.




Im Reiter Admin-Benutzer" können Sie einem Benutzer Administrationsrechte auf den Datenraum geben und im nächsten Reiter einen vorhandenen Benutzer einer Administrationsgruppe hinzufügen.









Wenn Sie die Verschlüsselung eines Datenraumes aktivieren haben, gibt es drei Möglichkeiten Ihren Raum zu verschlüsseln.

Die erste Möglichkeit wäre das Setzen eines System-Notfallkennworts. Dieses ist berechtigt sämtliche verschlüsselte Datenräume wiederherzustellen.
Eine zweite Möglichkeit wäre das aktivieren eines Raum-Notfallkennworts. Dieses ist nur speziell für den vorgesehenen Raum verfügbar.
Die dritte Möglichkeit wäre die Umsetzung ohne Notfallkennwort. Diese Einstellung wird allerdings nicht empfohlen. Wurde kein System-Notfallkennwort vergeben, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, das Entschlüsselungs-Kennwort zurückzusetzen und neu zu vergeben.

Hierbei muss man beachten, dass die bestehenden Daten verloren gehen. Sofern man ein System-Notfallkennwort vergeben hat, kann man im Bedarfsfall Daten wiederherstellen, die bereits verschlüsselt waren.

3. Benutzer

Klicken Sie in der Toolbox auf „Benutzer & Gruppen“ und anschließend auf „Benutzer“, um die Benutzerübersicht aufzurufen.

Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie in der Benutzerübersicht auf folgendes Symbol:

Das Anlegen von Benutzern erfolgt in vier Schritten, die über die entsprechenden Registerkarten abgebildet sind.

Schritt 1: Benutzerdaten

In dieser Registerkarte geben Sie die Benutzerdaten ein und erteilen gegebenenfalls administrative Rollen an den Benutzer.
"Benutzername"
Als Benutzername wird die E-Mail-Adresse des Benutzers eingetragen. "Ablaufdatum"
Nach Ablauf des Datums wird der Benutzer automatisch inklusive aller seiner erstellten Downloads und Upload-Freigaben vom System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.
"Erteilte Rollen"
Es gibt 5 verschiedene Rollen, die zur Verwaltung dienen. Jedem Benutzer kann eine oder mehrere Rollen zugeordnet werden.
"Alle Rollen"
Der Benutzer besitzt alle Rechte, er hat somit Vollzugriff.
"Konfigurationsmanager"
Der Benutzer darf die Systemeinstellungen der SichereBox einsehen und ändern.
"Benutzermanager"
Der Benutzer darf neue Benutzer anlegen und vorhandene Benutzer bearbeiten oder löschen.
"Gruppenmanager"
Der Benutzer darf Benutzergruppen anlegen, bearbeiten oder löschen, sowie Benutzer zu Gruppen hinzufügen.
"Raummanager"
Der Benutzer darf alle Datenräume der ersten Ebene verwalten.
Der Raummanager darf bestehende Räume umbenennen, bearbeiten oder Speicherbeschränkungen löschen.
"Auditor"
Der Benutzer der das Audit-Log einsehen sowie mithilfe des Reporting Tools Auswertungen durchführen darf.
Im Audit-Log werden sämtliche Benutzeraktivitäten festgehalten.

Schritt 2: Authentifizierung

Falls Sie möchten, dass sich ein Benutzer mit einer E-Mail-Adresse authentifizieren soll, setzen Sie hier bitte den Haken.


Schritt 3: Gruppenmitgliedschaften

Wenn Sie einen Benutzer einer Gruppe zuweisen möchten, setzen Sie den Haken bei der jeweiligen Gruppe. Der Benutzer enthält alle diejenigen Zugriffsberechtigungen für bestimmte Datenräume, die für die Gruppe vordefiniert sind.

Aktueller Benutzer wird der Gruppe: „Geschäftsleitung“ und „Marketing“ zugewiesen.

Schritt 4: Berechtigung für Räume

Hier können Sie den Benutzern entsprechende Rechte auf die Datenräume ergeben. Dafür klicken Sie auf den Datenraum und wählen die jeweiligen Zugriffsrechte aus.


Wichtige Informationen:

Es können nur Zugriffsrechte für Datenräume vergeben werden, in denen Sie selbst Raum-Administrator sind. Ein Benutzer kann unterschiedliche Zugriffsrechte in unterschiedlichen Datenräumen haben. Hat ein Benutzer Zugriff auf einen Datenraum, hat er nicht automatisch Zugriff auf die darunterliegenden Unterverzeichnisse. Ist ein Benutzer Mitglied einer Gruppe, erhält er automatisch die Zugriffsrechte, die Sie unter der Registerkarte Berechtigung für Räume festgelegt haben, sowie alle Zugriffsrechte der Gruppe.

Benutzergruppen: "Gruppendaten definieren" / "Gruppenmitglieder hinzufügen" / "Berechtigungen für Datenräume"

4. Datei Download/ Upload

Nach dem erfolgreichen Erstellen eines Datenraums ergeben sich weitere Möglichkeiten. Sie können in jedem Datenraum weitere Datenräume oder Ordner erstellen und Dateien hochladen.
Realisiert wird dies durch folgende Schaltflächen, welche sich rechts am Datenraum befinden:

Sie können die Datei durch "„Dateien auswählen“ hochladen, oder Sie verwenden die Drag & Drop Funktion.
Auf der rechten Seite können Sie weitere Eigenschaften definieren. Wenn Sie die „Klassifikation“ „vertraulich“ oder „streng vertraulich“ wählen, werden Sie später bei der Downloadfreigabe des Dokumentes dazu aufgefordert ein Passwort zu vergeben, um die Freigabe zu erstellen. Dieses Passwort muss beim Download des Dokumentes bekannt sein.

Um eine Download-Freigabe zu erstellen, klicken Sie bitte auf folgendes Symbol:


Durch das Setzen spezieller Eigenschaften, können Sie Ihre Download-Freigabe individuell anpassen.













Im Reiter „Erweiterte Einstellungen", können Sie die Download-Freigabe noch genauer definieren. Wenn man den ersten Haken auswählt, wird der Ersteller einer Download Freigabe nicht angezeigt. Die nächsten zwei Punkte bestimmen, ob man den Vor- und Nachnamen eines Erstellers sowie den Benutzernamen oder die E-Mail Adresse eines Erstellers sehen darf. Als vorletzten Punkt lässt sich eine „Anmerkung" definieren. Als letzten Punkt kann man eine „Maximale erlaubte Downloadanzahl" definieren. Wenn diese überschritten ist, wird ein Herunterladen der Freigabe unmöglich.
















Die Upload-Freigabe wird analog zur Download-Freigabe erstellt. Das Symbol für die Upload-Freigabe sieht folgendermaßen aus:

5. Audit-Log

Hinweis:

Sie können das Audit-Log nur einsehen, wenn Ihnen die Rolle Auditor zugewiesen ist.

Hier werden sämtliche Aktionen festgehalten, die durch die SichereBox getätigt wurden. Es gibt die Möglichkeit einen Filter auf Ihre Suche anzuwenden und das Ergebnis somit einzugrenzen. So können Sie z.B. nur nach dem Status „Fehler“ suchen und auf diesen referenzieren.
Dies gibt Ihnen die Möglichkeit schneller zum gewünschten Ergebnis zu kommen.

Das Audit-Log beinhaltet folgende Informationen:

Man findet Angaben über den zeitlichen Verlauf und als nächstes die Aktionen. Sie bestimmen die eigentlichen Vorgänge, z.B. „User Login“. Anschließend sieht man den „Status“, dieser ist entweder erfolgreich oder nicht.
Zuletzt sieht man die Details zu einem Vorgang. Hier wird ein Vorgang näher beschrieben.

6. Reporting Tool

Mit diesem Tool erhalten Sie als Auditor stets einen Gesamtüberblick über die einzelnen Datenräume und Gruppen, sowie über die vergebenen Berechtigungsstrukturen.
Das Reporting-Tool ist eine Webanwendung, die unter folgendem Link erreichbar ist: reporting.dracoon.com
Der Vorteil liegt in einer schnellen übersichtlicheren Darstellung aller angelegten Datenräume, Benutzer sowie Gruppen.
Benutzeraktivitäten können somit leichter nachvollzogen werden.

Bitte geben Sie folgende Daten ein:

1. https://sicherebox.de
2. Username
3. Password






Nach dem erfolgreichen Login befinden Sie sich in der Datenraum Übersicht.
Auf der linken Seite haben Sie erneut die Auswahl zwischen den einzelnen Punkten:
"Data Rooms",
"Users",
„Groups“ und
„Event Log“ zu wechseln.


Wenn Sie sich in einem Datenraum befinden, können Sie durch „Show Users“ auf der rechten Seite sämtliche Benutzer anzeigen lassen, die sich in diesem Datenraum befinden und eine Berechtigung besitzen.

Das ist die Ansicht, wenn Sie auf „Show Users“ geklickt haben.

Analog zu den Benutzern kann man sich auch seine definierten Gruppen anschauen. Im Toolbox Bereich klicken Sie auf „Groups“.

Es gibt auch einen Event Log. Hier werden sämtliche Informationen, die über die SichereBox getätigt wurden, gespeichert. Durch einen Filter kann man seine Suche noch verfeinern.

Ein Download der gewünschten Daten ist durch Klicken auf den schwarzen Button im CSV Format möglich.

7. Hilfe

Der Hilfe Button befindet sich auf der rechten oberen Seite. Untergliedert finden Sie die Punkte: „Kontakte“, „Impressum“, „Datenschutz“, sowie „Third Party-Lizenzen“.
Die letzten zwei Punkte zeigen die in Verwendung stehenden Versionen von DRACOON an. Wenn Sie auf Hilfe klicken, öffnet sich die Webseite des Herstellers. Durch Klicken des Links „Kontakt“ lässt sich eine Direktmail an den Hersteller schreiben.
Wenn Sie den Link Impressum anklicken, landen Sie auf der Homepage der TELEDATA IT Lösungen.
Durch klicken des Links „Third Party-Lizenzen“, werden Ihnen sämtliche Drittanbieter Lizenzen gezeigt, die in Ihrem System in Verwendung stehen.
Falls Ihnen trotzdem noch etwas unklar sein sollte, können Sie gerne die relevanten Informationen auf der Herstellerwebseite nachlesen. Unter dem Punkt Hilfe und Support finden Sie das Benutzerhandbuch.

Probleme?
Kontaktieren Sie bitte unseren Helpdesk telefonisch unter 07117 6162 - 111 oder per Mail an support@teledata-it.de