SichereBox - Sicherheit

Folgende Punkte sind bei der Nutzung des Produktes zu beachten und können eventuell zu ungewünschten Zugriffen auf Informationen oder Datenverlust führen.


Notfallkennwörter

Sofern mit der clientseitigen Verschlüsselung gearbeitet wird, sollten unbedingt Notfallkennwörter entweder systemweit oder für den entsprechenden Datenraum festgelegt werden. Das ist notwendig, um im Falle eines vergessenen Verschlüsselungskennwortes oder dem Ausscheiden eines Mitarbeiters die von ihm verschlüsselten Dokumente wieder zugänglich zu machen. Falls kein Notfallkennwort für einen verschlüsselten Datenraum festgelegt wurde, sind diese Dokumente im oben genannten Szenario nicht mehr wiederherzustellen.


Verschlüsselte Dokumente/Ordner für alle berechtigten Benutzer sichtbar machen

Dokumente, die in einem verschlüsselten Datenraum abgelegt werden, müssen, nachdem sie abgelegt wurden, erst für andere Benutzer, die ebenfalls in diesem Datenraum arbeiten, zugänglich gemacht werden. Falls das für ein Dokument noch nicht der Fall ist, taucht bei dem Benutzer, der das Dokument abgelegt hat, nachfolgende Meldung auf:


Datenraum hinzufügen

In einem Datenraum sollte unbedingt der Punkt „Papierkorb und Dateiversionierung aktivieren“ aktiviert sein.

Sofern Der Punkt „Dateien im Papierkorb (inkl. frühere Dateiversionen) automatisch löschen“ gesetzt ist, sind diese Dokumente nach der automatischen Löschung endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Wenn der Haken „Raumprotokoll aktivieren“ gesetzt ist, kann jeder Benutzer, der auf diesen Datenraum berechtigt ist, alle Änderungen von anderen Benutzern auf diesen Datenraum nachvollziehen. Dies gilt auch, wenn er nur minimale Berechtigungen auf diesen Datenraum besitzt.


Downloadfreigaben

Werden Downloadfreigaben auf Ordner oder Datenräume gesetzt, sind nachträglich hinzugefügte Dateien, Ordner und Datenräume unterhalb der Freigabe bei dem nächsten ausgeführten Download automatisch enthalten.


Rollen

Wer die Rolle Benutzermanager besitzt

  • darf neue Benutzer anlegen und vorhandene Benutzer bearbeiten und löschen
Wer die Rolle Gruppenmanager besitzt
  • darf neue Benutzergruppen anlegen, bearbeiten und löschen
Wer die Rolle Konfigurationsmanager besitzt
  • darf die Systemeinstellungen einsehen und ändern
Wer die Rolle Auditor besitzt
  • darf das Audit-Log einsehen sowie mithilfe des Reporting-Tools Auswertungen durchführen. (Im Audit-Log werden sämtliche Benutzeraktivitäten festgehalten.)
Wer die Rolle Raummanagerbesitzt
  • darf alle Datenräume der ersten Ebene verwalten
  • kann diese Datenräume anlegen, bestehende umbenennen und löschen sowie die Quota anpassen
Der Raummanager hat aber nicht zwangsläufig Zugriff auf die Inhalte dieser Datenräume. Dies wird vom jeweiligen Raum-Administrator kontrolliert.

Probleme?
Kontaktieren Sie bitte unseren Helpdesk telefonisch unter 07117 6162 - 111 oder per Mail an support@teledata-it.de